Stipulare un contratto: ma la firma è sempre necessaria?
Stipulare un contratto è un’attività che facciamo spesso, a volte senza rendercene conto. Utilizziamo il contratto di vendita per fare la spesa; il contratto di trasporto ci consente di prendere l’autobus, il treno e la metropolitana; con quello di somministrazione otteniamo luce e gas e possiamo telefonare a chi vogliamo.
I contratti sono, inoltre, fondamentali per le attività imprenditoriali. Le aziende sviluppano i propri rapporti commerciali attraverso vendite, appalti, locazioni, franchising, leasing; assumono dipendenti con contratti di lavoro; si finanziano con mutui, fidi e altri contratti bancari. I contratti sono quindi onnipresenti nella nostra quotidianità. Ma quali formalità dobbiamo osservare per stipulare un contratto? E’ sempre necessario firmare un documento scritto o ci sono modi più semplici e veloci?
La libertà di forma per stipulare un contratto. L’accordo verbale e il “comportamento concludente”
Per la legge italiana, la regola generale per la stipulazione dei contratti è quella della libertà di forma. In altre parole, salvo le eccezioni stabilite dalla legge stessa, possiamo stipulare contratti nella forma che preferiamo. Possiamo, quindi, farlo anche verbalmente, senza firmare alcun documento.
Ciò avviene, ad esempio, quando acquistiamo un prodotto in un negozio; entriamo e diciamo al negoziante che vogliamo acquistare la merce esposta; il negoziante ce la consegna e noi paghiamo il prezzo. Abbiamo così stipulato un contratto di vendita con una semplice dichiarazione verbale.
In altri casi, stipuliamo contratti senza neppure parlare. Ciò avviene, ad esempio, quando prendiamo i mezzi di trasporto pubblico. Con il semplice atto di salire sull’autobus, sul tram o sul treno manifestiamo la nostra volontà di stipulare un contratto di trasporto; accettiamo, cioè, il servizio che ci viene offerto e le relative condizioni generali. Nel momento stesso in cui saliamo sul mezzo concludiamo un contratto di trasporto. In questo caso, la stipulazione del contratto avviene attraverso un “comportamento concludente”; un comportamento, cioè, con il quale manifestiamo implicitamente la volontà di concludere un contratto. Grazie al principio generale della libertà di forma, quindi, per stipulare un contratto non dobbiamo firmare alcun documento scritto.
Il motivo per cui la legge lascia così ampia libertà è facilmente intuibile; se per compiere le nostre attività quotidiane (fare la spesa, prendere i mezzi pubblici, ecc…) dovessimo ogni volta firmare un documento scritto, sarebbe tutto estremamente complicato. Per facilitare i rapporti commerciali, la legge consente, quindi, di stipulare contratti senza bisogno di formalità particolari.
Quando è opportuno (anche se non obbligatorio) stipulare un contratto in forma scritta: i contratti aziendali e la prova del contratto
Come già visto, in base al principio della libertà di forma, le imprese, così come qualunque altro soggetto, possono stipulare contratti senza necessità di alcun documento scritto. Ciononostante, per i contratti aziendali è comunque opportuno utilizzare la forma scritta.
Le imprese, infatti, sono spesso società con una struttura complessa, articolata in diversi settori o uffici, ciascuno con funzioni differenti. A seconda della complessità della struttura aziendale, questa può comprendere al suo interno l’ufficio marketing, l’ufficio commerciale, l’ufficio acquisti, l’amministrazione, la produzione, la logistica, l’ufficio qualità e altri. Ciascun contratto aziendale viene gestito da più d’uno di questi settori. Si rende così necessario stipulare un contratto in forma scritta affinché il personale dei diversi settori aziendali coinvolti possa agevolmente esaminarne il contenuto.
Ad esempio, quando un’azienda deve acquistare un prodotto, le varie fasi del processo di acquisto potrebbero articolarsi nel modo seguente:
- L’ufficio acquisti conduce le trattative con il fornitore, stipula il contratto e invia gli ordini d’acquisto;
- L’amministrazione paga la fornitura;
- La logistica ritira e immagazzina la merce acquistata;
- L’ufficio controllo qualità verifica che la merce ricevuta abbia le qualità promesse dal fornitore.
In mancanza di un documento scritto è molto difficile gestire correttamente tutte queste fasi. L’ufficio amministrativo, infatti, deve sapere quando e con quali modalità effettuare il pagamento; la logistica deve sapere esattamente quali prodotti sono stati acquistati, per ritirare la merce corretta; l’ufficio controllo qualità deve sapere quali sono le caratteristiche dei prodotti medesimi, per verificare che questi abbiano le qualità promesse. Tutte queste informazioni sono contenute nel documento contrattuale.
In ogni caso, anche senza considerare le esigenze sopra indicate, è, comunque, sempre utile riportare il contenuto del contratto in un documento scritto. Questo, infatti, servirà per dimostrare l’accordo raggiunto e il suo contenuto. Eventuali contrasti tra le parti del contratto su uno o più aspetti del loro accordo possono essere facilmente risolti consultando il documento scritto. Con un accordo esclusivamente verbale questo non sarebbe possibile.
Quando è obbligatorio stipulare un contratto in forma scritta
Il principio della libertà di forma per la stipulazione dei contratti non è però assoluto. In diversi casi, infatti, la legge stabilisce espressamente che determinati contratti siano conclusi in forma scritta, senza la quale essi sono nulli.
A titolo esemplificativo, secondo l’art. 1350 cod. civ., devono essere stipulati obbligatoriamente in forma scritta, a pena di nullità, i contratti che:
1) trasferiscono la proprietà di beni immobili (vendite immobiliari);
2) costituiscono, modificano o trasferiscono il diritto di usufrutto su beni immobili;
3) costituiscono o modificano le servitù prediali, il diritto di uso su beni immobili e il diritto di abitazione.
Devono avere forma scritta, inoltre, i contratti di locazione di durata superiore ai nove anni. Per quanto riguarda i contratti di locazione di durata inferiore ai nove anni, per le locazioni ad uso abitativo la forma scritta è richiesta espressamente dall’art. 1, comma 4, della Legge n. 431/1998.
Un ulteriore esempio di forma scritta obbligatoria riguarda, inoltre, i contratti di subfornitura. Secondo l’art. 2 della Legge n. 192 del 1998, infatti, questi particolari contratti devono essere stipulati in forma scritta a pena di nullità.
Da ultimo, i contratti di lavoro a termine di durata superiore ai 12 giorni devono essere stipulati in forma scritta; in mancanza di questa, il rapporto di lavoro si considera a tempo indeterminato.
Conclusione
In linea generale, quindi, è possibile stipulare un contratto in qualsiasi forma, senza ricorrere ad alcun documento scritto. I casi nei quali è obbligatorio stipulare un contratto in forma scritta sono specificatamente previsti dalla legge. Al di fuori di essi siamo, quindi, liberi di concludere contratti nella forma che preferiamo.
Quando stipuliamo un contratto, però, può essere comunque utile riportare il suo contenuto in un documento scritto, anche se non siamo obbligati a farlo. Il contratto scritto, infatti, pur richiedendo più tempo per la redazione del suo contenuto e per la firma, presenta alcuni indubbi vantaggi rispetto a quello verbale.
Innanzitutto, se si tratta di un contratto aziendale, esso consente di gestire meglio tutte le fasi che abbiamo visto. In secondo luogo, il documento scritto e firmato ci tutela maggiormente, in quanto costituisce una prova degli obblighi che il nostro contraente si è assunto; tale prova ci tornerà utile se e nel momento in cui quest’ultimo non intenda rispettare gli impegni assunti nei nostri confronti.
di Giovanni Gregorio
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